Som vi har diskuterat är en av de svåraste tillgångarna att kontrollera inom någon organisation kontanter. Ett sätt att kontrollera kontanter är att en organisation kräver att alla betalningar görs med check. Det finns dock situationer där det inte är praktiskt att använda en check. Tänk dig till exempel att Galaxy's Best Yoghurt tar slu*t på mjölk en kväll. Det går inte att arbeta utan mjölk, och den normala försändelsen kommer inte från leverantören förrän efter 48 timmar. För att upprätthålla verksamheten blir det nödvändigt att gå till mataffären tvärs över gatan och köpa tre liter mjölk. Det är inte effektivt för tid och kostnad att skriva en check för detta lilla köp, så företag satte upp ensmåkassa, vilket är en förutbestämd summa kontanter som finns till hands för att användas för att göra betalningar för små dagliga inköp. En småkassa är en typ avförskottskonto, vilket innebär att den innehåller en fast summa kontanter som ersätts allt eftersom de används för att upprätthålla ett fast saldo.
För att upprätthålla interna kontroller kan chefer använda ett kassakvitto (Figur 8.5), som spårar användningen av kontanterna och kräver en signatur från chefen.
Figur8.5 Petty Cash Voucher. En småkassakupong är ett viktigt internkontrolldokument för att spåra användningen av kontanter i en småkassa. Denna voucher låter ledningen spåra användningen av kontanter, saldot som ska finnas på kontot och den person som är ansvarig för godkännandet av en betalning från kontot. (tillskrivning: Copyright Rice University, OpenStax, under CC BY-NC-SA 4.0-licens)
Eftersom kontanter spenderas från en småkassa, ersätts de med ett kvitto på köpet. Saldot i kassalådan ska alltid vara lika med kassan i kassan plus kvitton som visar inköp.
Till exempel har Galaxy's Best Yogurt en liten kassa med ett angivet saldo på $75 hela tiden. Vid granskning av lådan räknas saldot på följande sätt.
Eftersom det kanske inte alltid finns en chef med checksigneringsprivilegier tillgänglig för att underteckna en check för oväntade utgifter, tillåter ett småkasskonto anställda att göra små och nödvändiga inköp för att stödja ett företags funktion när det inte är praktiskt att gå igenom den formella utgiftsprocessen. I samtliga fall skulle beloppet för köpet med småpengar anses vara oväsentligt till sin natur. Kom ihåg att väsentlighet innebär att dollarbeloppet i fråga skulle ha en betydande inverkan på finansiella resultat eller påverka investerares beslu*t.
Demonstration av typiska småkassajournalanteckningar
Småkasskonton hanteras genom en serie journalanteckningar. Inlägg behövs för att (1) upprätta fonden, (2) öka eller minska saldot i fonden (fylla på fonden när kontanter används) och (3) justera för överskott och brist på kontanter. Betrakta följande exempel.
The Galaxy’s Best Yogurt inrättar en småkassafond den 1 juli genom att lösa in en check på $75 från dess checkkonto och lägga kontanter i småkassorna. Vid det här laget har småkassan $75 som ska användas för små utgifter med godkännande av den ansvariga chefen. Journalanteckningen för att upprätta småkassafonden skulle vara följande.
När denna småkassafond upprättas skapas kontot med titeln "Petty Cash"; detta är en tillgång på balansräkningen för många småföretag. I det här fallet minskas kassakontot, som inkluderar checkkonton, medan medlen flyttas till småkassakontot. En tillgång ökar, medan en annan tillgång minskar med samma konto. Eftersom småkassakontot är ett förskottskonto kommer detta saldo aldrig att förändras och kommer att förbli på balansräkningen på 75 USD, om inte ledningen väljer att ändra småkassaldot.
Under hela månaden görs flera betalningar från det lilla kontot för Galaxy’s Best Yogurt. Anta följande aktiviteter.
I slu*tet av juli ska det i småkassan finnas ett kvitto på frimärksköpet, ett kvitto på mjölken, ett kvitto på fönsterputsaren och resterande kontanter. Den anställde som ansvarar för kassalådan bör underteckna varje kvitto när köpet görs. Det totala beloppet för inköp från kvitton ($45), plus de återstående kontanterna i lådan bör uppgå till $75. I takt med att kvitton går igenom måste lådan fyllas på för det som spenderats under månaden. Journalposten för att fylla på småkassakontot blir som följer.
Vanligtvis återbetalas småkasskonton vid en bestämd tidsperiod. Många småföretag kommer att göra detta varje månad, vilket säkerställer att kostnaderna redovisas inom rätt redovisningsperiod. I händelse av att alla kontanter på kontot används före slu*tet av den fastställda tidsperioden, kan de fyllas på på samma sätt när som helst mer kontanter behövs. Om småkassakontot ofta behöver fyllas på innan räkenskapsperiodens slu*t kan ledningen beslu*ta att öka kassabehållningen på kontot. Om till exempel ledningen för Galaxy's Best Yogurt beslu*tar sig för att öka småkassans saldo till $100 från det nuvarande saldot på $75, skulle journalposten för att göra detta den 1 augusti vara som följer.
Om ledningen vid ett senare tillfälle beslu*tar att minska saldot på småkassakontot, skulle den tidigare posten återföras, med kontanter debiteras och småkassa krediteras.
Ibland kan fel uppstå som påverkar saldot på småkassakontot. Detta kan bero på att en anställd inte fått ett kvitto eller får tillbaka felaktig växel från butiken där köpet gjordes. I detta fall skapas en utgift som skapar enöverskott eller brist på kontanter.
Tänk på Galaxys utgifter för juli. Under månaden spenderades 45 USD på utgifter. Om saldot på kontot med småkassa är tänkt att vara 75 USD, bör kassalådan innehålla 45 USD i undertecknade kvitton och 30 USD i kontanter. Anta att när lådan räknas finns det $45 i kvitton och $25 i kontanter. I det här fallet är småkassans saldo $70, när det borde vara $75. Detta skapar en brist på $5 som måste ersättas från checkkontot. Posten för att registrera en kontantbrist är som följer.
När det råder brist på kontanter bokför vi bristen som en "debet" och det har samma effekt som en kostnad. Om vi har ett överskott på kontanter, registrerar vi överskottet som en kredit, och detta har samma inverkan som om vi bokför intäkter. Om det förelåg kontantöverskott skulle småkassakontot debiteras och kontantöver- och kortkontot krediteras. I det här fallet minskar utgiftssaldot och bokslu*tssaldot är nettosaldot från alla överskott och brister under året.
Om ett småkassakonto konsekvent är kort kan detta vara ett varningstecken på att det inte finns en korrekt kontroll av kontot, och ledningen kanske vill överväga ytterligare kontroller för att bättre övervaka småkassan.
Tänk igenom det
Kontanter kontra betalkort
Ett kontantsystem i vissa företag kan ersättas med användning av ett förbetalt kreditkort (eller betalkort) på plats. Vilka skulle vara fördelarna och nackdelarna med att faktiskt ha kontanter i lokaler för småkasssystemet, jämfört med ett uppladdningsbart betalkort som anställda kan använda för småpengar? Vilket alternativ skulle du välja för ditt småkassakonto om du var ägare till ett litet företag?
Länk till lärande
Se dettaartikel om tips för företag att etablera och hantera småkassasystematt lära sig mer.
